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I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH

Geschrieben von Birgit Krueger am in Adressverwaltung, Anbindung an Drittsysteme, Geräteverwaltung, Informationsmanagement, Kontaktverwaltung, Mobiles CRM, Servicemanagement

 

I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH

Vorstellung

Name: I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH
Branche: Versorgungswirtschaft, Wasserwirtschaft
Standort: Bochum
Mitarbeiter: 42
Kunde seit: 2013
Cobra-Lizenz:
cobra CRM Pro / cobra mobile CRM

Lösungen

  • Adress- und Kontaktmanagement

  • Anbindung an TAPI

  • Dokumentation

  • Informationsmanagement

  • Kundendatenverwaltung

  • Organisation

 

Anforderung

Das Unternehmenswachstum der letzten Jahre – also mehr Anwender im Haus mit immer mehr und auch komplexeren Anforderungen – führte 2013 dazu, nach einem erfahrenen Partner in der Region zu suchen. Es sollte ein Partner sein, der die Wunschliste aller Anwender zeitnah umsetzen konnte.

Für die I.S.T. wird das cobra CRM System die Bedeutung einer zentralen Schaltstelle für ca. 12.500 Adressen und 7.000 Artikel in 4 Artikelfamilien bekommen. Jede dazugehörige Information zum Kunden und Produkt bzw. Gerät – egal ob gesprochen, geschrieben, gefaxt, gescannt oder per eMail – gehört in diese Schaltzentrale. Damit lag auf der Hand, dass die im Einsatz befindliche Version von AdressPlus abzulösen war. Hinzu kamen der geplante Einsatz eines integrierten ELO-Dokumentenmanagementsystems, sowie die erforderliche Schnittstelle zur Warenwirtschaft von Sage.

In der oben genannten Software-Systemkombination sollen also alle Kunden- und Produkt-/Gerätedaten visualisiert werden. Dabei geht es einerseits um den Blick in die Vergangenheit: z.B. zu erkennen welche der Geräte / Gerätegruppen waren eher häufig in der Wartung – gilt es dort Anpassungen vorzunehmen?
Andererseits geht es auch um den Blick in die Zukunft: z.B. wie können vorhandene Kunden über Cross-Selling weiterhin als Kunden an das Unternehmen gebunden werden?

Geplant ist weiterhin,
– qualitativ: mehr Informationen über den Kunden, seine Ängste und Nöte in der Zusammenarbeit mit I.S.T. zu kennen, um diese aufzulösen bzw. mehr über die Geräte zu wissen, um zukünftig technische Probleme auszuschließen.
– quantitativ: mehr Kampagnen bei gleichbleibendem Personalstand aufzusetzen, um mit wenig Aufwand zielgruppengerechte Marketingaktivitäten fahren zu können.

Umsetzung

Es liegt auf der Hand, dass durch die vorhandenen Software-Versionen als allererstes eine Aktualisierung der Komponenten in Angriff genommen wurde. Das „alte“ Cobra CRM wurde mit einem Upgrade auf die aktuelle Version cobra CRM PRO, die „alte“ ELO Office-Version auf ELO Professional umgestellt. Nach diesen Aktualisierungsschritten installierte das exe-Team sofort die Docufied Schnittstelle, die für das ordnungsgemäße Ablegen der Dokumente über Cobra in das ELO-Archiv zuständig ist. Nach der Installation wurde die Ablage konfiguriert.

Die nächsten Schritte waren sowohl den bereits vorhandenen Dokumenten – durch Aufräumen des ELO Archivs – als auch den neuen Dokumenten gewidmet. Zum Lösen der individuellen Kundenanforderungen wurde die zukünftige Ablage der Dokumente optimiert, gefolgt von der Optimierung innerhalb der cobra.

Der nächste große Aufgabenbereich umfasst die Organisation der Sage-Ablage für die Ausgangs-, wie auch die Eingangsbelege. Auch die Optimierung der Service-Tabellen in cobra – inklusive des Sage AddIns – gehören in diesen Aufgabenbereich. Folgen wird noch die Installation eines individuell von exe programmierten Office AddIn, um aus der MS Office-Welt direkt strukturiert ablegen zu können.

Um den obigen technischen Schritten einen Praxisbezug zu geben, hier zwei Beispiele von Belegarten:
eingehende Belege werden mit einem Barcode versehen, gescannt und in ELO abgelegt – z. Zt. buchhaltungsrelevante Belege auch noch in dir Buchhaltung. Eine Zuordnung zum Datensatz des Kunden wird parallel in cobra vorgenommen.
Sage Belegablage: ein WAWI Beleg wird auf den Drucker ausgedruckt und zeitgleich wird ein digitaler Ausdruck dem entsprechenden cobra-Datensatz des Kunden zugeordnet und wiederrum in ELO archiviert. So wird bereits heute eine lückenlose Dokumentation sichergestellt.

Selbstverständlich haben Administrator- und Anwenderschulungen in der Umsetzungsphase das Projekt abgerundet.

Nutzen

Um den Nutzen zu beschreiben, sei ein Blick in die Zukunft erlaubt. Es ist geplant, den bisherigen Papierservicebericht zu einem Gerät ausschließlich digital – inkl. aller Dokumente wie auch Fotos – zu erstellen. Für den Reparaturbericht werden die Techniker die Artikelnummern eingeben, welche sie zur Reparatur verwendet haben. Zur Kontrolle, ob die richtige Artikelnummer gewählt wurde, wird die Artikelbezeichnung angezeigt werden – diese Daten kommen aus Sage!
Zum Ende des Services wird mittels eines Workflows dem Prokuristen der digitale Servicebericht vorgelegt, um mit seiner Freigabe Lieferschein und Rechnung auszulösen.

So wird bald lückenlos, effizient und effektiv in der Innovationsschmiede I.S.T. gearbeitet!

 

regio IT gesellschaft für informationstechnologie mbh„Unsere Software IT Umgebung läuft rund, ist vollkommen ohne Blockade. Alle Systeme verstehen sich untereinander und somit gibt es für uns keinerlei Grenzen. Ein solches System einsetzen zu können IST innovativ!“
I.S.T. Innovative Sewer Technologies GmbH Wilfried Oberkönig – Prokurist/Management Technical Equipment

Weitere Berichterstattung (Print- und Online-Medien):

Den cobra Anwenderbericht finden Sie hier.

 

Projektbewertung

Projektübernahme:6 Sterne

Projektumsetzung:6 Sterne

Support im Projekt:5 Sterne

Einhaltung Projektzeitrahmen:6 Sterne

Einhaltung Budgetrahmen:6 Sterne

Wohlfühlfaktor:6 Sterne

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