logo_pp.exe GmbH ELO Bauakte Compliance cobra Kundenbetreuung

P&P Wohnbau Franken GmbH

Geschrieben von Christiane Peters am in Adressverwaltung, Kampagnen, Vertriebssteuerung

 

pp_gebeaude.jpg

Vorstellung

Name: P&P Wohnbau Franken GmbH
Branche: Baugewerbe, Dienstleistung, Vermietung & Verpachtung
Standort: Nürnberg
Mitarbeiter: 120
Kunde seit: November 2010
Cobra-Lizenz:
Cobra CRM Plus, Mobile CRM, Geodata

Lösungen

  • Auftragsbearbeitung

  • Kundenbetreuung

  • Facility Management

  • Marketing

  • Projektmanagement

  • Vertrags- und Dokumentenmanagement

 

Besonderheit

Digitale Bauakte (BOM) / 2011 Cobra Award Bronze

Anforderung

Die von P&P definierte Anforderung bestand darin, mehrere Archive zusammen in ein Archiv zu fassen, um so eine Vereinheitlichung der bisher unterschiedlichen Ablagestrukturen zu gewährleisten. Hinzu kam die Anforderung eine einzige Verschlagwortungsmaske über das gesamte System hinweg zur Verfügung zu stellen. Bisher wurden die Ordner und Unterordner zu einem BauObjekt immer manuell angelegt, was dazu führte, dass etliche Ordner leer waren.

Eine weitere Herausforderung war die Tatsache, dass in den verschiedenen Archiven die Dokumente nicht für eine Volltextrecherche bereit lagen, so dass sich das Suchen und Finden in mehreren Archiven und die fehlenden Funktion über die Maßen zeit- und arbeitsaufwendig gestaltete.

Umsetzung

Die vorhandenen Systeme haben wir zu einem großen ELO Archiv zusammengeführt, die Ablagestrukturen konsolidiert und eine einheitliche Verschlagwortungsmaske für die digitale Bauakte entwickelt. Die digitale Bauakte bildet den kompletten Baufortschritt vom Ankauf über die Planung bis zur Umsetzung und dem Vertrieb der Objekte ab. Je nach Baufortschritt bietet die Maske dynamisch die erforderliche Struktur an. Die benötigen Adressen wie Nachunternehmer, Interessenten, Käufer und weiere, werden bei der Ablage entsprechend „passend“ angegeben.

Die Dokumentenablage durch die Mitarbeiter wird demnach durch feste Regeln und Vorgaben so strukturiert, dass Kontrollinstanzen nicht mehr notwendig sind. Die zu Grunde liegenden Datenbankstrukturen und Programme veranlassen, dass automatisch Ordner und Unterordner erstellt werden, jedoch erst, wenn die entsprechenden Felder der Maske ausgefüllt wurden.

Die gesamte Dokumentenablage – also alle aus den Anwendungen und den Standard Office Produkten heraus erstellten Dokumente – fließen direkt in ELO ein. Dokumente können dann aus cobra heraus gesucht werden, selbst wenn die Ablage nicht aus dieser Anwendung erfolgte.

Das CRM von cobra, das hier als Adress Datenbank für Mieter, Käufer und Nachunternehmer eingesetzt wird, ist integriert mit der Objekt Datenbank für Objektdaten und Baudaten, das System für die Bauvorhaben. Dieser Abgleich unterschiedlicher, erforderlicher Datenbanken in Kombination mit dem Archiv ergibt das exe BOM (BauObjektManagement).

Das komplette Mangelmanagement inklusive Fristverwaltung und Ausgabe der Mangeldokumente wird über die App “eXe Mangelmanager” realisiert. Für den Vertrieb wurde das App “eXe Vertriebsmanager” entwickelt, das der Vertriebsleitung und den Vertrieblern einen schnellen Status über die Interessenten darstellt.

Nutzen

Die strukturierte und dennoch im höchsten Maße flexible Ablagestruktur unterstützt alle Anwender bei den Bauvorhaben der P & P.

Die Konsolidierung zu einem Archiv und der Einsatz einer OCR Lösung für die Volltextrecherche hat zum einen eine hohe Zeitersparnis für alle Anwender gebracht. Zum anderen ermöglicht die Ablage in einer einheitlichen Ablagestruktur die bisher – nicht immer möglichen eindeutigen Treffer.

Zielgruppenorientierte Funktionen, die in Form von Apps für die Abteilungen Vertrieb und Mangelmanagement zur Verfügung gestellt wurden, erleichtern und beschleunigen immer wieder kehrende Routinetätigkeiten.

P&P Wohnbau Franken GmbH - Herr Franke (Kaufmännischer Leiter)„Mit der kombinieten ELO / cobra Installation durch die exe GmbH wird der komplette Vorgang zu unseren Bauvorhaben abgebildet. Vom Kauf über den Umbau bis hin zur Abrechnung und zum Mangelmanagement.“
P&P Wohnbau Franken GmbH – Herr Franke (Kaufmännischer Leiter)

 

Tags:, ,