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Tier und Halter GmbH

Geschrieben von Christiane Peters am in Adressverwaltung, DMS Anbindung, Kampagnen, Kontaktverwaltung, Servicemanagement, Vertriebssteuerung

 

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Vorstellung

Name: Uelzener Generalagentur Tier und Halter GmbH
Branche: Versicherungswesen
Standort: Wassenberg
Mitarbeiter: 13
Kunde seit: Mai 2012
Cobra-Lizenz:
Cobra CRM Pro

Lösungen

  • Adress & Kontaktmanagement

  • Akquisition

  • Vertrags- und Dokumentenmanagement

  • Marketing

  • Auftragsbearbeitung

 

Besonderheit

2012 Cobra Award Silber

Anforderung

Die Generalagentur „Tier und Halter GmbH“ arbeitete vor der Einführung des CRM Werkzeugs ganz klassisch elektronisch in und mit diversen Excelsheets sowie auf Papier – auf sehr viel Papier!

Für jede auch noch so kleine Aktivität wurde ein Beleg ausgedruckt, der vom Mitarbeiter gegengezeichnet und im Papierordner abgelegt wurde. So zum Beispiel aus Gründen der Nachweisbarkeit der Hinweis, dass ein Kunde auf das Beratungstelefonat verzichtet oder eine telefonische Notiz, dass ein Tierarzt nach einem Beratungstelefonat weitere Informationen wünscht.
Der benötigte Platz für die erforderlichen Ordner war immens … und das (oben: Bilder vom Kellerarchiv) ist nur ein Teil des Papierarchivs gewesen. Dabei hatte alles vor 5 Jahren im Haus des Geschäftsführers Michiels ganz harmlos mit einem vergleichbaren Schrank begonnen.

Nach nur 5 Jahren war die „EDV Lösung“ aufgrund des Papieraufkommens nicht mehr tragbar. Sie war vor allem aber auch nicht mehr zeitgemäß. Suchen und Recherchieren in den Excelsheets und den Papierordnern war immer eine Herausforderung. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter im In-Bound Kundencenter langwierig. Fehlende Workflow-Steuerungsmechanismen machten eine für alle einheitliche und geregelte Angebotswiedervorlage unmöglich! Überhaupt war das Geschäft sehr reaktiv. Zusatzgeschäft mit einzelnen Bestandskunden wurde nur auf Anfrage generiert.
Das im Versicherungsumfeld wichtigste Kriterium ist die Einhaltung des VVG (Versicherungsvertragsgesetz – www.gesetze-im-internet.de/vvg_2008). Es galt also die vorgeschriebenen Beratungs- und Dokumentationspflichten mit Einführung der neuen Lösung unbedingt einzuhalten.

Umsetzung

Prozess: Antragseingang auf Basis der Kundendaten

Ein Kunde stellt einen Antrag über eine sogenannte „3er Kombi“ (OP-Schutz-Versicherung, Rechtschutzversicherung und Unfall-KH-Tagegeld Versicherung) für einen Hund, füllt aber das Feld zur Haftpflichtversicherung nicht aus.

Er wird aufgrund der Beratungspflicht telefonisch kontaktiert und erfragt, ob bereits eine Haftpflicht für den Hund besteht. Im Beratungsgespräch wird auf die Notwendigkeit der Hunde Haftpflicht hingewiesen. Selbstverständlich wird das Telefonat schriftlich fixiert und wie alle erstellten Unterlagen ordnungsgemäß und revisionssicher im ELO Archiv abgelegt.

Die von uns entwickelte Automationsroutine „gebündelte Antragsunterlagen faxen“, die im ELO Standard so nicht verfügbar ist, greift dann, wenn alle für den Antrag wichtigen Unterlagen im ELO Archiv vorliegen.

Nutzen

- Dieses Papier-Wiedervorlage-Aufkommen (s. Bild) von nur 4 Wochen gehört der Vergangenheit an. Die zukünftig komplette Auflösung des alten Papierarchivs (40 qm mit 20 m Regal und 50 qm mit 10 m Regal) bis zum Umzug Mitte 2013 spart Kosten und Platz
– Automatisierten und im höchsten Maß benutzergeführten Ablauf in der Kundenanfrage und Angebotswiedervorlage unter Einhaltung der Vorschriften und Bestimmungen des VGG.
– Extrem hoher Grad an Automation für das sichere Einlesen von Bestandsdateien aus dem Mutterhaus

Uelzener Generalagentur Tier und Halter GmbH - Sabine Kreft (Geschäftsführerin)„Es freut mich ungemein, dass wir zukünftig aktiv auf unsere Kunden zugehen können, um neue Leistungen für die vierbeinigen Familienmitglieder vorzustellen. Wir verlassen also die vorwiegend reaktive Kundenbetreuung und sprechen aktiv und zielgruppengerecht unsere Kunden an. Und das alles im Rahmen der vorgegebenen Richtlinien des VVG.“
Uelzener Generalagentur Tier und Halter GmbH – Sabine Kreft (Geschäftsführerin)

 

Weitere Berichterstattung (Print- und Online-Medien):

Den Artikel im Magazin “Das Büro” finden Sie hier.

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